Alte Hasen und neue Tools – Ältere Mitarbeiter für Digitalisierung begeistern

Unter dem Titel „Alte Hasen und neue Tools – Ältere Mitarbeiter für Digitalisierung begeistern“ fand meine Session auf dem Barcamp für Digitalisierung der Stadt München, #MucGov19, statt.

Ältere Mitarbeiter für Digitalisierung begeistern; Rosemarie Konirsch

Ältere und Digitalisierung –
Wie sich zeigte, muss das Thema nicht zwangsläufig polarisieren.

Beim Barcamp für Digitalisierung in Augsburg löste das Thema eine hitzige Diskussion aus. Gesittet und ruhig ging es dagegen in München zu. Wir diskutierten in munterer Runde die Unterschiede der Generationen zu den Herausforderungen der Digitalisierung. Die Älteren sind dabei nicht unbedingt die schwächeren Mitarbeiter. In ihrer Gruppe gibt es große Unterschiede, wie schnell und gerne sie sich mit neuer Digitaltechnologie anfreunden. Gerade Ältere, die schon lange die gleichen Aufgaben erledigen, erleben solche Veränderungen zuweilen als willkommene Abwechslung.

Generell ist es für Menschen keine Selbstverständlichkeit, leicht mit Veränderungen klar zu kommen. Doch je älter wir werden, desto mehr Gewohnheiten haben sich in unserem Verhalten eingeschliffen. Daher hilft es, wenn die Gestalter von Veränderungs- und Digitalisierungsprozessen ein paar Dinge beachten, die es den Menschen leichter machen, alte Gewohnheiten abzulegen und neue an den Tag zu legen.

Lernpatenschaften, Lerntandems und Netzwerke sind Möglichkeiten, sich mit neuen Tools vertraut zu machen. Es braucht nicht immer den „allwissenden“ Lehrer. Auch fittere Kollegen können in die Rolle schlüpfen und andere in ihrem Umfeld unterstützen. Wichtig ist: Sie sollten darauf achten, ihr Tempo und die Vermittlungsmethoden so anzupassen, dass die Kollegen tatsächlich profitieren.

Alte Hasen und neue Tools; Wie es gelingt, ältere Mitarbeiter für Digitalisierung zu begeistern, Babyboomer,

Digitalisierung braucht Vertrauen

Nur in vertrauensvoller Atmosphäre geben Menschen zu, wenn sie mit neuen Arbeitsweisen nicht klar kommen. Doch nur durch das Eingestehen dieser Schwächen wird es möglich, passende Hilfe zu geben. Führungskräfte und Wissensvermittler sollten darauf achten, dass es Raum dafür gibt, offen über Unsicherheiten zu sprechen. Auf dieser Basis kann es zur Normalität werden, dass Fragen gestellt werden. Herausfordernd ist es dabei, die stilleren Typen hervorzulocken, so dass auch diese sich mit ihren Fragen und Ängsten Gehör verschaffen. Nach meiner Erfahrung ist es hilfreich für diese Kollegen Methoden anzubieten, die ihnen Raum lassen, in Ruhe ihre Gedanken zu formulieren. Brainstormings in großer Runde sind dann kontraproduktiv. Man sollte eher zu „leisen“, schriftlichen Methoden greifen, die maximal in Kleingruppen stattfinden.

Veränderung den Menschen nahe zu bringen muss Teil der Arbeit sein

In der idealen Welt sollte es eine Selbstverständlichkeit sein, den Menschen den Sinn und Nutzen von Veränderungen nahe zu bringen. Führungskräfte brauchen Freiräume, damit ihnen das gelingen kann. Nicht umsonst ist die rege und stetige Kommunikation in Teams, die mit agilen Methoden arbeiten, das A und O der Zusammenarbeit. Agiles Arbeiten ist geprägt von stetigem Wandel, eingebettet in klare Regeln. Stetiger Wandel erfordert stetige Kommunikation. Change braucht Austausch und Klarheit. Und das gelingt nur, wenn man darüber spricht. Wenn Entscheider informieren und Mitarbeiter die Chance haben, so oft und so lange nachzufragen, bis sie wirklich verstehen.

Weitere Hinweise, wie es gelingt, ältere Mitarbeiter für Digitalisierung zu begeistern; Babyboomer

Digitalisierung und Fahrradfahren lernen

Wie ist es Ihnen gelungen, sicher mit dem Rad zu fahren? Sie haben geübt, geübt und geübt. Niemand hat erwartet, dass Sie diesen Balanceakt auf anhieb beherrschen. Ihre Digital Natives sind durch ihre digitale Übung wahrscheinlich etwas schneller mit neuen Tools vertraut. Geben Sie ihren alten Hasen Zeit und Gelegenheit zum Üben, Üben und Üben.

Und wenn dabei Quick Wins, also schnelle Erfolge möglich sind, ist das wunderbar.

Für dieses Üben ist es erforderlich, Schulungsmaßnahmen „mundgerecht“ anzupassen. Maßnahmen per Gießkanne sind gefährlich. Die Erfahrenen langweilen sich. Die Unerfahrenen sind überfordert. Bieten Sie nach Möglichkeit modulare Lernhäppchen für unterschiedliche Kenntnisstände und Lerngeschwindigkeiten an.

Wenn es gute Vorbilder im Unternehmen gibt, die sich selbst regelmäßig weiter entwickeln und den Mitarbeitern die Möglichkeit zu kontinuierlichem Lernen ermöglichen, sollte Digitalisierung und die Einführung von neuen Tools für alle Generationen optimal laufen.

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Train the Trainer – Kompetenzen gekonnt vermitteln

Wissenstransfer mit der Gieskanne hat ausgedient
Gute Didaktik für erfolgreichen Wissenstransfer

Wenn Unternehmen und Organisationen Prozesse digitalisieren und neue Tools oder auch neue, analoge Techniken einführen, sind es oft Fachexperten, die gefordert sind, Kompetenzen gekonnt zu vermitteln. Ohne entsprechende Train the Trainer – Qualifikation keine leichte Sache, wie ich anhand meiner persönlichen Erfahrung reflektieren möchte. Am Ende des Artikels werde ich außerdem darauf eingehen, warum Veränderungsprozesse bei älteren Mitarbeitern manchmal besonders starke Widerstände hervorrufen.

Ich habe selbst vor einigen Jahren einen großen Digitalisierungs-Sprung am eigenen Mitarbeiterleib erlebt. Obwohl ich ein offener, lernbereiter Mensch bin, kam ich damals mit der neuen Technologie völlig ins Straucheln. Damals wurde SAP im Unternehmen eingeführt. Ich war recht neue Mitarbeiterin im Vertriebs-Innendienst und topfit mit Word, Excel und Co. Die nicht sehr gut geführten Dateien, die ich von meiner Vorgängerin übernehmen musste, hatte ich gerade komplett überarbeitet, die Word Dokumente mit eingebetteten Exceltabellen aufgepimpt und sämtliche Formeln hinterlegt, so dass die bisher mühselige Rechenarbeit mit wenigen Mausklicks bewältigt werden konnte. Ich war sehr stolz auf mein Ergebnis, von dem bisher noch niemand Notiz genommen hatte. Ich wollte gerade damit beginnen, meine sieben Kolleginnen an meinem Know How teilhaben zu lassen und sie dabei unterstützen, ihre Dateien ebenfalls auf diese Art zu optimieren.

Just in diesem Moment kam für mich die Hiobsbotschaft: Wir führen in wenigen Monaten SAP ein!

Unsere ganzen Vertriebs-Prozesse werden sich ändern. Alle aktuellen Dateien sind dann Schnee von gestern. Nichts mehr, worauf ich stolz sein konnte. Alle gemeinsam zurück auf Anfang. Kein Know How Vorsprung mehr, mit dem ich hätte glänzen können.

Jede von uns bekam einen Bierdeckel von einer örtlichen Brauerei, mit dem aufgedruckten Slogan: „Wir freuen uns drauf“. Darüber schrieb unsere Abteilungsleiterin „SAP“ und wir wurden aufgefordert, die Ecken unserer Bildschirme mit unserem neuen Slogan „SAP, wir freuen uns drauf“ zu schmücken. Doch in meinem Inneren sah es ganz anders aus.  Als es dann los ging, wurden wir von einem hausinternen IT-Spezialisten geschult, der sich sehr bemühte, uns gewissenhaft einzuführen. Von Train the Trainer Qualifikation keine Spur. Seine Didaktik erlebte ich als unsexy und ermüdend. Und genauso erlebte ich dann die Arbeit mit dem neuen, sperrigen, ungeliebten Tool. Ich machte Fehler, weil ich mich nicht in die neue Funktionen eindenken konnte. Ich verstand die Systematik nicht und tat mir unglaublich schwer, Fuß zu fassen. Mein Wissensvorsprung war dahin. Plötzlich war ich nicht mehr eine der fitten im Team sondern fast das schwächste Glied. Blödes Gefühl! Es war kein Zuckerschlecken. Eine Kollegin, die kurz nach mir in die Firma gekommen war, hat damals völlig überfordert den Job hingeschmissen.

Wenige Jahre später erlebte ich im gleichen Unternehmen wieder die Einführung von SAP in einer anderen Abteilung. Ich war inzwischen in die Personalentwicklung gewechselt. Mein Traumjob. Die Arbeit mit Menschen liegt mir einfach wesentlich besser, als die Arbeit mit Vertriebszahlen. Ich erschrak natürlich, als mich SAP dort auch wieder einholte, denn die Erfahrung aus dem Vertrieb saß mir noch in den Knochen. Diesmal entwickelten sich die Voraussetzungen jedoch völlig anders. In unserem kleinen drei-Personen Team war ich mit Abstand am versiertesten am PC. Dass mein Chef, der den Status eines Bereichsleiters hatte, kein SAP Key User werden würde, war schon allein aufgrund seiner Rolle klar. Meine Kollegin kam nicht in Frage, denn sie war erst vor Kurzem aus der Produktion in unser kleines Team gewechselt und hatte sich gerade einigermaßen mit den Basics der Bürotätigkeit vertraut gemacht.

Ich konnte es nicht fassen, dass somit automatisch mir die Rolle als SAP Key User zufiel. Und das als erklärter SAP-Feindin.

Doch als positiv eingestellter Mensch, ging ich die neue Herausforderung „todesmutig“ an und stellte mich so optimistisch wie möglich der Situation. Und wieder gab es keine gezielte Train the Trainer Vorbereitung. So löcherte ich unseren SAP-Berater so gut es ging, denn ich wollte das neue Tool dieses Mal nicht nur bedienen sondern verstehen! Auch an diesem Berater muss eine Train the Trainer Ausbildung meilenweit entfernt vorbei gegangen sein. Er entpuppte sich wahrlich nicht als didaktischer Meister. Er warf mit Fachbegriffen um sich und ich musste ihm Vieles aus der Nase ziehen. Oft hatte ich das Gefühl, dass er mich mit meiner Unwissenheit belächeln würde. Doch die gleiche Schlappe, wie wenige Jahre zuvor, wollte ich nicht noch mal erleben.

Dieses Mal hatte ich mehr Erfolg. Es gelang mir, SAP in der Zeit der Einführung so gut kennen zu lernen, dass ich nun wusste, was ich da tat. Ich verstand, was im Hintergrund passierte. Wenn ich tatsächlich mal eine Eingabe vergaß, konnte ich mir auf die dann auftretenden Phänomene einen Reim machen. So konnte ich Lücken eigenständig schließen, ohne ständig nachfragen zu müssen. Es gelang mir, mein Team und auch weitere Kolleginnen und Auszubildende, die im Laufe der Jahre in unsere Abteilung kamen, einigermaßen gut in die SAP-Welt mitzunehmen. Denn auch ich habe keine Train the Trainer Ausbildung erhalten. Es hieß nur: Als Key User kennen Sie sich ja jetzt aus. Ihr Job ist es, Ihre Kollegen anzulernen. Nun gut. Autodidaktisch bekam ich das einigermaßen hin und im Laufe der Jahre wuchs mit meiner zunehmenden Trainingserfahrung auch mein didaktisches Vermögen. Ich besuchte peu a peu die eine oder andere Didaktik-Weiterbildung, die eigentlich zu Beginn der Key User Tätigkeit schon ein wertvolles Rüstzeug gewesen wäre.

Im Rückblick weiß ich, was mir damals geholfen hätte.

Anstatt des Slogans „SAP, wir freuen uns drauf.“, hätte es mir gut getan, wenn sich ein Verantwortlicher mal 20 Minuten individuelle Zeit für mich genommen hätte. „Sie sind noch recht neu im Team, wie kommen Sie denn klar? Was bedeutet es für Sie, wenn wir auf ein völlig neues Tool umstellen?“ Das hat leider nicht stattgefunden. Ängste und Zweifel waren nicht erwünscht. Die Parole hieß von Anfang an: Begeisterung! Und da wollte ich auch nicht ausscheren und mir die Blöße geben zu zeigen, dass ich überhaupt nicht begeistert war. Mein vorheriger Erfolg mit meinen eingebetteten Excel Tabellen hat keinerlei Würdigung erfahren, weil ihn niemand zur Kenntnis nahm. Und ich selbst war damals zu schüchtern, mich unaufgefordert damit zu zeigen, da er ja ohnehin hinfällig wurde.

Rosemarie Konirsch - Train the Trainer

Außerdem hätte mir gute Didaktik geholfen. Eine Train the Trainer Schulung oder ein Multiplikatorentraining wäre gut gewesen. Nicht nur für mich, in der Rolle des Key Users, sondern schon viel früher für unseren IT-Spezialisten, der mich zum ersten mal mit SAP in Berührung gebracht hat. Es gibt ein paar Basics, die jeder zumindest in Grundzügen beherrschen sollte, wenn er anderen Komptenzen vermitteln soll:

  • Wissensempfänger richtig einschätzen
    Welche Vorkenntnisse bringen die zu schulenden Personen mit?
    Welche Widerstände hindern sie und wie kann ich gezielt darauf eingehen?
  • Material und Medien
    Wie kann ich Informationen anschaulich aufbereiten?
    Wie kann ich Bilder und Visualisierungen so einbauen, dass ich das dominanteste aller Sinnensorgane – das Auge – wirkungsvoll anspreche?
  • Methoden
    Welche Vorgehensweisen, Planspiele, Übungen und Simulationen kann ich verwenden?
    Wie bereite ich den Stoff spannend, attraktiv, reizvoll auf, um möglichst viel emotionale Beteiligung als Lernkatalysator zu erzielen?
  • Lerneinheiten strukturieren
    Wie breche ich den Stoff in die richtigen Häppchen runter – nicht zu viel und nicht zu wenig?
    Wie baue ich die Zeit für die Wissensvermittlung in den Arbeitsalltag ein?
    Wie lang dürfen Lerneinheiten dauern und wann sollte man Pausen machen?
    Wie baue ich Lerneinheiten modular auf, um unerfahrene Lerner abzuholen und erfahrene Personen ausreichend zu fordern?
  • Die Persönlichkeit des Multiplikators
    Wie kann ich souverän und sympathisch vor den Kollegen auftreten?
    Wie setze ich Stimme und Körpersprache authentisch und wirkungsvoll ein?
  • Transfersicherung
    Wie stelle ich sicher, dass die Teilnehmer den neuen Stoff oft genug wiederholen und durchspielen, um ihn sicher anwenden zu können?
    Wie kann ich den Lernerfolg beobachten und durch Feedback unterstützen?
Visualisierung als wichtiges didaktisches Element

Es gibt wohl niemanden, dem all dies in die Wiege gelegt wurde. In der Arbeitswelt soll die Umstellung auf neue Prozesse schnell gehen. Niemand hat Zeit für lange und langatmige Einarbeitung. Um so wichtiger ist es daher, dass diejenigen, die als Trainer fungieren, auch das erforderliche Rüstzeug dafür mitbringen. Und dies kann man lernen. Für keinen Fachexperten ist es toll, wenn er nach bestem Wissen und Gewissen sein Know How an Kollegen weiter gibt und als Rückmeldung bekommt: „Ich verstehe nur Bahnhof!“.

Jeder Multiplikator möchte einen guten Job machen. Neben seiner Fachexpertise benötigt er dafür handfestes, didaktisches Grundwissen. Hat er dies nicht, multipliziert er im schlimmsten Fall Langeweile, lückenhaftes Know How, Überforderung bis hin zum Scheitern der Einführung von neuen Tools und Prozessen.

Im Generationenmix kommen weitere Herausforderungen hinzu: Von Douglas Adams, einem bekannten, englischen Science-Fiction und Fantasy Autor stammt ein Zitat, das sehr treffend beschreibt, wie wir uns mit zunehmenden Lebensjahren schwerer tun, Neues mit Freude und Leichtigkeit anzunehmen:

„Alles, was es schon gibt, wenn du auf die Welt kommst, ist normal und üblich.
Alles, was zwischen deinem 15. und 35. Lebensjahr erfunden wird, ist neu, aufregend und revolutionär.
Alles, was nach deinem 35. Lebensjahr erfunden wird, richtet sich gegen die natürliche Ordnung der Dinge.“

Ich stelle mir nun vor, wie ein enthusiastischer, junger Digital Native einem über 50 jährigen Kollegen, der sich vielleicht schon immer mit der Arbeit am PC schwer getan hat, versucht, neue Digitaltechnologie schmackhaft zu machen. Der Jüngere kennt sich fachlich super aus, ist schwungvoll unterwegs und ohne Train the Trainer Ausbildung didaktisch auf seinen gesunden Menschenverstand angewiesen. Der Ältere hat vielleicht – wenn es dumm gelaufen ist – schon mehrmals in seinem Berufsleben Schlappen erlebt, wie ich bei meiner ersten SAP Einführung. Dass hier Konflikte und Widerstände zwischen Multiplikator und Wissensempfänger entstehen, ist mehr als normal. Ich wage zu behaupten, dass solche Konstellationen relativ häufig zustande kommen. Wenn also Kompetenzen gekonnt vermitteln werden sollen, ist es sowohl eine Kulturfrage, wie der Veränderungsprozess im Unternehmen eingeführt und begleitet wird als auch eine Didaktikfrage, wie gut und behutsam es den Multiplikatoren tatsächlich gelingt, alle betroffenen Kollegen mitzunehmen, um Reibungsverluste möglichst gering zu halten.

Ich selbst halte mein nächstes Train the Trainer Seminar im Herbst in einer Baufirma. Hier geht es nicht um Digitalisierung sondern um das fachgerechte Gießen von Betonplatten. Wenn eine Betonplatte vernichtet werden muss, weil die Kollegen nicht gut eingelernt waren, lässt sich das sofort in Zahlen messen. Wenn ein Tool erst nach Wochen oder Monaten Verzögerung zum Einsatz kommt und bei der Anwendung viele Fehler passieren, ist der betriebswirtschaftliche Effekt leider schwer nachvollziehbar. Wenn er dies wäre, wären Manger und Verantwortliche sicherlich sehr darauf bedacht, das Multiplikatoren das erforderlichen Rüstzeug dafür mit auf den Weg gegeben wird.

Rosemarie Konirsch